Pour que vos étudiants puissent remplir leur formulaire en ligne de demande de participation au programme d’échanges étudiants, vous devez leur attribuer un code d’accès.
Pour faire une demande de codes d’accès, cliquez sur « requête » afin d’afficher la page d’allocation des codes d’accès. On vous indique alors :
le nombre de codes d’accès déjà alloués
le nombre de codes d’accès utilisés.
Inscrivez le nombre de codes supplémentaires que vous désirez obtenir (maximum 100 par demande) et cliquez sur pour obtenir la liste des codes d’accès demandés. Imprimez cette liste et conservez-la afin d’attribuer un code unique à chaque étudiant éligible. Cette liste vous sera également transmise par courriel.
IMPORTANT
Puisque les codes d’accès sont générés pour une année de gestion spécifique, ils ne peuvent pas être utilisés pour une autre année.
Liste des codes d’accès actifs
Si un étudiant a perdu son code d’accès ou si vous devez entrer dans le formulaire de l’étudiant, vous pouvez faire afficher la liste des codes d’accès actifs, c’est-à-dire ceux pour lesquels le nom et le prénom de l’étudiant ont été enregistrés dans le système lors de l’accès au formulaire en ligne. Cliquez sur « Liste » afin d’afficher la page de sélection.
Pour rechercher un code d’accès, entrez le début du code ou le numéro de la demande (numéro généré par le système, affiché dans le coin supérieur droit de la demande de participation) pour obtenir dans l’ordre la liste des codes d’accès à partir du code saisi. Si vous inscrivez zéro, tous les codes d’accès seront affichés dans l’ordre.
Vous pouvez également rechercher un code d’accès avec le nom ou le prénom de l’étudiant. Entrez le début du nom ou du prénom de l’étudiant pour obtenir la liste en ordre de nom, à partir du nom que vous avez saisi. Si vous inscrivez un astérisque « * », tous les étudiants seront affichés dans l’ordre.
Si aucun dossier n’est trouvé, le système vous l’indiquera.
En cliquant sur le nom, le système affichera le « suivi » de la demande de participation de l’étudiant.