Cette fonction permet au responsable d’effectuer la saisie du formulaire de demande de participation à la place de l’étudiant, particulièrement dans le cas où l’étudiant n’a pas accès à un service Internet ou encore pour saisir une demande tardive lorsque l’accès au formulaire n’est plus disponible à l’étudiant.
Avant de procéder à la saisie, vous devez avoir généré un code d’accès pour l’étudiant. Lorsque vous cliquez sur « Saisie », vous devez entrer son nom, son prénom et son code d’accès comme si vous étiez l’étudiant, puis vous serez en mesure de compléter les pages du formulaire. Vous pourrez imprimer la demande de participation de l’étudiant lorsque le formulaire sera entièrement complété.
Si vous saisissez à nouveau les nom, prénom et le code d’accès de l’étudiant, vous pourrez afficher sa demande et au besoin la réimprimer.
N’oubliez pas de faire signer la demande de participation par l’étudiant.
Pour votre information
De la même façon, un étudiant qui a déjà complété et confirmé sa demande de participation peut lui-même la réimprimer. Les deux pages lui sont offertes tant que la demande n’a pas été autorisée par le responsable. À partir du site du programme d’échanges étudiants du BCI, il doit ouvrir l’onglet « Je suis inscrit dans un établissement étranger », cliquer sur la rubrique « Je fais une demande de participation » et ensuite sur le lien « Je remplis le formulaire de demande de participation ». Il doit saisir ses nom, prénom et code d’accès et le système lui offrira alors la possibilité d’afficher sa demande de participation et de l’imprimer au besoin.