Vous avez le choix de traiter les demandes de vos étudiants en lot en cliquant sur l’onglet « Suivi » ou sur l’onglet « par dossier ».
La seule option qui vous est offerte est d’afficher le « suivi » de la demande de participation de l’étudiant du Québec puisque les décisions sont saisies par les établissements d’attache québécois.
Traitement en lot
Si vous choisissez de traiter les demandes en lot, on vous affichera un menu contenant un aperçu complet de l’état de l’ensemble de vos dossiers. Vous pouvez restreindre l’affichage des demandes en sélectionnant dans l’ordre :
- un établissement d’attache québécois ;
- une période ;
- un domaine d’études au Québec.
Chacun de ces menus déroulants contient seulement les valeurs trouvées dans l’ensemble des demandes soumises pour l’année de gestion traitée.
Le menu affiché contient l’ensemble des demandes selon leur état de dossier ainsi que le nombre de candidats afférents à la sélection préalablement choisie :
- les demandes en traitement sont celles qui doivent être traitées par votre établissement ou celles qui sont en attente de l’inscription de l’étudiant :
- à l’étude, ce sont celles qui sont en attente d’une décision ;
- admis, ce sont celles qui sont en attente d’une décision des étudiants suite à votre offre d’admission ;
- les demandes traitées sont celles qui ont déjà été traitées par votre établissement :
- inscrits, ce sont les étudiants admis qui se sont inscrits dans votre l’établissement ;
- refusés, ce sont les étudiants qui ont été refusés suite à l’étude de leur dossier dans votre établissement ;
- désistements
- à l’étude et désistés, ce sont les étudiants qui ont retiré leur candidature lorsque leur dossier était à l’étude dans votre établissement ;
- admis et désistés, ce sont les étudiants qui ont retiré leur candidature suite à leur admission mais sans s’être inscrits ;
- abandons, ce sont les étudiants inscrits qui ont abandonné après avoir débuté leur programme d’études dans votre établissement.
Les demandes possibles à recevoir sont celles qui sont présentement à l’étude dans un autre établissement d’accueil et qui pourraient devoir être traitées par votre établissement si les étudiants y étaient refusés ; ces demandes ne sont pas calculées dans l’ensemble des demandes du menu de sélection :
- en tant que 2e choix, ce sont celles qui sont présentement à l’étude à l’établissement d’accueil de 1er choix des étudiants et que leur second choix est votre établissement ;
- en tant que 3e choix, ce sont celles qui sont présentement à l’étude à l’établissement d’accueil de 2e choix des étudiants et que leur troisième choix est votre établissement.
Vous pouvez sélectionner les demandes selon leur état de dossier. Vous pouvez également choisir de trier la liste par nom ou par numéro de demande (numéro généré par le système, affiché dans le coin supérieur droit de la demande de participation ou sur une liste affichée suite à une sélection de dossiers). Vous pouvez raffiner votre sélection en inscrivant le nom (du moins la première lettre du nom) afin d’afficher les candidats à compter de ce que vous aurez inscrit. Le même principe s’applique en ce qui a trait au numéro de demande.
Une fois que vous aurez fait vos sélections, cliquez sur le bouton afin d’afficher la liste des dossiers.
Si vous avez sélectionné un nombre de dossiers à afficher, chaque page de la liste sera restreinte au nombre de dossiers demandé. Vous pouvez cliquer sur le bouton pour afficher la page suivante.
Le bouton
permet de retourner au menu de sélection.
Traitement par dossier
Si vous voulez traiter un dossier en particulier, dans le champ afférent, entrez le début du nom ou du prénom ou le numéro de la demande (numéro généré par le système, affiché dans le coin supérieur droit de la demande de participation ou sur une liste affichée suite à une sélection de dossiers). Tous les dossiers dont le nom ou le prénom de l’étudiant commencent par ce que vous avez saisi ou le dossier qui correspond au numéro de la demande s’affichera.
Si vous inscrivez un astérisque « * » dans le champ relatif au nom, le système affichera l’ensemble des candidats pour cette année de gestion. Si aucun dossier n’est trouvé, le système vous l’indiquera.